Twitter
Följ sofiesord på Twitter
Facebook
Gilla ORD & TEXT på Facebook

Varsågod Lunds Kommun! Här kommer tips på hur ni kan skriva så folk förstår.

Häromdagen fick vi besked om att vår 6-åring hade fått plats på fritids till hösten. Tillsammans med två olika blanketter som vi ska fylla i och skicka in till Lunds Kommun, fick vi även en folder. Foldern hade titeln ”INFORMATION OCH AVGIFTER för den kommunala förskoleverksamheten, pedagogiska omsorgen och skolbarnomsorgen.”

Foldern talar om vad vi ska betala, vilka olika verksamhetsformer, öppettider och villkor som gäller för barn som Lunds Kommun tar hand om medan deras föräldrar jobbar, studerar, söker jobb eller tar hand om syskon. Den är kopierad på en vikt A4. Typsnittet är Times New Roman, 10 pt (eller ännu mindre). Lite här och var finns små bilder på nåt som ser ut som ugglor. Längst ner på varje sida finns en ännu mindre text där det står: ”Antagen av kommunfullmäktige 2003-11-27 § 121 Kompletterad 2007-10-17 av Barn- och skolnämnd Lund öster…. osv.”

På första uppslaget finns en tabell, där vi ska kunna läsa vad vi ska betala för vårt barn. Den är dock så snårig att jag inte riktigt kan förstå vad just vi ska betala. Där står också hur de beräknar taxan, och hur du kan få syskonrabatt. På nästa sida beskriver de verksamhetsformerna som kommunen erbjuder, liksom öppettider. Texten är full av passiva verbformer. (”Allmän förskola erbjuds…” ”Syskonrabatt medges…”)

På nästa uppslag finns lagtext citerad. ”Enligt skollagen 2a kap § 1 ska ‘Hemkommunen svara för att barn som är bosatt i Sverige erbjuds förskole-verksamhet och skolbarnomsorg. Verksamheterna kan också anordnas av enskilda.’” Uppslaget ger mycket viktig information, bland annat om vad som gäller när en förälder är arbetslös, eller för barn med behov av särskilt stöd. Tyvärr är texten väldigt svårt att ta till sig.

Nu vill jag hjälpa Lunds Kommun!

Det finns många knep för att skriva så att folk förstår. På köpet brukar en sådan text bli trevlig att läsa, personlig och inbjudande.

Här kommer några tips:

1. Skriv det viktigaste.

Det finns ingen anledning att citera lagparagrafer i en informationsfolder till föräldrar. Välj ut den information din läsare behöver och skriv inget annat. Om någon vill veta mer utöver det som står i foldern, och om de vill läsa lagtexten, erbjuder ni dem att kontakta er.

2. Strukturera tydligt med lockande rubriker

Börja med något positivt. Det är trevligt att få höra att det är roligt att mitt barn ska få börja på fritids. Vad det kostar kan gott komma längre fram. Börja med att gratulera till en plats i Skolbarnomsorgen och skriv kanske något om att Lund är Sveriges bästa skolkommun eller något liknande. Strukturera sedan texten tydligt och logiskt. Mitt förslag är att börja med att förklara de olika formerna av omsorg, därefter öppettider, avgifter och sedan villkoren som gäller. Använd gärna frågor i rubrikerna. Då hittar läsaren snabbt svar på det som han eller hon vill ha reda på.

3. Förklara det som är krångligt

De många olika begreppen som finns är svåra att förstå för många. De flesta föräldrar använder orden dagis och fritids till vardags. Relatera till dessa och förklara eventuellt också varför vi i stället vill använda förskola och skolbarnomsorg. Välj också alltid ett enklare ord framför ett svårt. Klicka på länken nedan för att hitta exempel på ord som ni lätt byter ut.

http://www.regeringen.se/content/1/c6/01/97/75/e28ebb27.pdf

4. Skriv enkla, korta, raka meningar

Ibland tror vi att vi måste skriva formellt och krångligt för att bli trovärdiga. Men ofta är det faktiskt tvärtom. Dela upp långa meningar i två. Använd helst rak ordföljd, dvs. skriv ”Förskolan är öppen från kl 6.30 till kl 18.30” (i stället för Öppettiderna på förskolan är 6.30 – 18.30). Ibland kan det vara bra att testa att säga det du vill att läsaren ska förstå högt. Talspråket kan hjälpa dig att hitta det enkla.

5. Skriv i aktiv form och med tydlig avsändare

Det finns många fördelar med att använda aktiv form och att skriva till ett tänkt du. Genom att skriva ”Vi erbjuder förskoleplats till ditt barn”, skapar du en relation till din läsare. Hon eller han känner sig direkt tilltalad. Det skapar förtroende. Du visar att Lunds Kommun faktiskt är ett ”vi” och att det finns människor som är aktiva i att ta hand om läsarens barn. Det är också lättare att förstå eftersom det är konkret.

6. Tänk på layouten!

Att göra en snygg, tilltalande folder handlar inte bara om yta. Det är faktiskt också betydligt lättare att läsa och förstå en text som har en genomtänkt form. Typsnitt, rubriker och storleken på texten kan vara avgörande för om en läsare ens orkar börja läsa! Det finns säkerligen mycket information som aldrig når sin tänkta läsare på grund av att formen inte lockar till läsning. Satsa därför lite extra på professionell grafisk formgivning. Det kan löna sig i längden!

Slutligen vill jag nämna att det finns en lag som säger att alla offentliga verksamheter ska uttrycka sig vårdat, enkelt och begripligt. Jag tycker det är på tiden att fler tar sitt ansvar och arbetar aktivt med sitt språk. Det är en fråga som inte bara handlar om förtroende och förståelse utan som ytterst handlar om demokrati.

Textkonsulten Bergkvist ORD & TEXT skriver, bearbetar och anpassar texter åt företag och organisationer som vill ha klara, tydliga och lättlästa texter som alla kan förstå.